Современный документооборот

Современный документооборот

Задействованная в любых деловых процессах на предприятии информация требует соблюдения четкого регламента и удобного управления. Поэтому организация делопроизводства должна быть поставлена так, чтобы документы, сообщения, приказы, поступившие на предприятие, консолидировались и связывались с определенными бизнес-процессами с максимальной эффективностью. Документ, который поступил на предприятие и был рассмотрен соответствующими должностными лицами, получает резолюцию, определяющую дальнейший его маршрут на предприятии. Во время прохождения маршрута абсолютно любой документ обязан быть в кратчайшие сроки доступным работнику предприятия, имеющему право на его рассмотрение. При всем этом, имеет место соблюдение конфиденциальности информации – т. е. документооборот должен обеспечивать целостность информации и не допускать ее утечки. При ведении документов на бумаге определенную сложность составляет коррекция документов и отслеживание их нахождения на каком-либо участке маршрута. При этом контроль доступа к таким документам также далеко не совершенен. С развитием компьютерных технологий электронный документооборот все больше внедряется на различных предприятиях. Преимущества электронного варианта в сравнении с бумажным неоспоримы. Эффективность функционирования и управления предприятием при использовании документов в электронном виде повышается за счет увеличения оперативности доступа к информации, улучшения контроля на всех ступенях за местонахождением документа, быстрого передвижения документа между отделами предприятия. Также появляется возможность одновременной работы двух и более человек над одним экземпляром документа или его частью, что сильно влияет на скорость работы. Системы автоматизации электронного документооборота призваны качественно улучшить делопроизводство на предприятии. При использовании СЭД существенно облегчается и укоряется поиск требуемых документов в архивах и на маршрутах. При этом бумажная документация не обязательно должна изыматься из оборота – СЭД умеют с ними интегрироваться. Интранет – это небольшой собственный интернет компании. Построенный на тех же технологических принципах, он позволяет должностным лицам использующей его компании вести обработку различных типов документов, оставаясь на своих рабочих местах. Интернет также подключается по желанию компании. При выходе во всемирную сеть не следует забывать о необходимости защититься брандмауером. Корпоративный портал ранее служил в качестве информационно-новостной площадки. То есть, представляя собой портал внутри организации, он давал возможность всем работникам гарантированно в кратчайшие сроки получать последние изменения, объявления и приказы. Со временем возможностей у корпоративных порталов заметно прибавилось – это интеграция с корпоративными приложениями, возможность корректировки документов и прочее.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *